FUNCIONES DEL CENTRO DE ARBITRAJE EN LA ETAPA PREARBITRAL

*Publicado en APD:  https://www.apdcolombia.org/funciones-del-centro-de-arbitraje-en-la-etapa-prearbitral/

Antes de la expedición de la Sentencia C1038 de 2002¹, los Centros de Arbitraje y Conciliación ejercían actividades jurisdiccionales, en la etapa prearbitral², tales como admitir la demanda, notificar a la parte convocada, correr traslado, etc. El director del Centro, era además conciliador en el momento de practicarse la audiencia respectiva.³

A partir de la sentencia C1038, la Corte Constitucional decidió acertadamente que los trámites iniciales del proceso arbitral no podían ser ejercidos por los centros, dado que dichas tareas conforme al principio de habilitación del Artículo 116 de la Carta, son de competencia exclusiva de los árbitros, únicos con capacidad y facultades transitorias de administrar justicia. Consideró la Corte que siendo la etapa pre arbitral de naturaleza judicial, no podían tomar decisiones judiciales indisolublemente ligadas a la suerte del proceso y debían limitarse a llevar a cabo funciones administrativas de apoyo e impulso procesal, no menos trascendentales para el curso del proceso, como verificar que el pacto arbitral le otorgue competencia, que cuando conste en documento separado esté inequívocamente referido al contrato del cual hace parte⁴ y que la demanda cumpla con todos los requisitos exigidos en el CGP⁵.

Dichas facultades que parecen simples y son mera de verificación o cotejo, deben ser atendidas celosamente por los centros, pues de un examen riguroso y técnico depende el futuro del pleito, y de no ejercerse adecuadamente, pueden vulnerarse principios constitucionales como el debido proceso, el acceso a la justicia, el derecho a la defensa, la seguridad jurídica, entre otros. Dicho por la Corte Constitucional:

“No es posible negar la importancia jurídica y procesal de la etapa prearbitral, dado que, si bien en ella no se decide la controversia, si se hace patente el ejercicio de una función pública que debe cumplirse conforme a un procedimiento legal vinculante tanto para el Centro como para las personas convocadas. Pese a que en esta etapa no se decide la controversia, la garantía del debido proceso y el derecho de defensa pueden resultar comprometidos cuando se violan los preceptos legales que la gobiernan. La vigencia de estos derechos fundamentales es independiente de la caracterización de esta etapa como jurisdiccional o de que semejante atributo se atribuya o niegue al director del Centro de Arbitral”⁶

Cada centro tiene su propio reglamento para cumplir las labores de apoyo y trámite en la etapa prearbitral, con el proceso ya en marcha. Recordemos que con la presentación de la demanda se inicia el arbitraje, conforme lo establece expresamente el Artículo 12 de la Ley 1563 de 2012. El Reglamento del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, en el Artículo 2.32⁷ establece que una vez el Centro⁸ ejerza el control de legalidad sobre el pacto arbitral, que conlleva examinar formal y no de fondo los requisitos fundamentales ya mencionados, tales como verificar que dicha cláusula compromisoria le otorgue competencia, procederá a dar curso al trámite arbitral y a integrar el Tribunal Arbitral de acuerdo con los mecanismos establecidos en el pacto o en subsidio, en la ley y el reglamento.

“El condicionamiento de que la demanda debe reunir todos los requisitos establecidos en el CPC –hoy CGP- y a su escrito se debe acompañar copia del pacto arbitral, se debe entender como condición previa para su admisión y no como requisito para tener por iniciado el proceso. De otra forma se llegaría al absurdo de suponer que, si desde el inicio no se presentó la demanda en forma, esta se debe inadmitir y ya no podrá ser corregida, sino que se tendrá que iniciar un nuevo proceso arbitral”⁹.

El Centro debe revisar que tanto la demanda, como el pacto arbitral cumplan con los requisitos exigidos por la ley, que no sea una cláusula patológica¹⁰, que tenga efectos jurídicos, que las partes de común acuerdo la hayan convenido y de constar en documento separado, que esté otorgado por las mismas partes e indique en forma precisa e inequívoca¹¹ el contrato al que se refiere.

No obstante, los parámetros claros de la ley y el reglamento que regulan esta etapa prearbitral, muchas veces al aplicar dichos preceptos a casos concretos se crean dudas o se dificulta la iniciación del arbitraje, si los centros no adoptan parámetros inequívocos que tiendan a verificar o cotejar el cumplimiento de las formalidades mínimas legales.

Si se radica una demanda, con más de una clausula arbitral pactada en los distintos contratos que se acompañen con la demanda, ¿Cuál debe escoger el Centro para la citación a audiencia de designación de árbitros y en qué criterios se fundamenta, cuando el convocante guarda silencio? ¿Puede “escoger” el pacto arbitral aplicable, si el actor guardo silencio? Definitivamente es el convocante quien determina qué clausula arbitral se aplica y sus fundamentos, para que el Tribunal instalado decida lo pertinente, si hubiere desacuerdo en la elección.

¿Puede el Centro citar a las partes a reunión de designación de árbitros, sin verificar que consten los poderes con la facultad expresa para dicha designación? Es claro que no, previamente debe solicitar que se allegue el poder correspondiente para practicar dicha designación.

¿Puede el Centro iniciar un trámite arbitral cuando el contrato materia de arbitraje se encuentra incompleto? No podría y le correspondería devolver la actuación a la parte convocante, sin juicio de valor distinto a que se trata de un documento incompleto que no puede activar la jurisdicción arbitral, en un simple cotejo prima facie, de secretaría, no de fondo. Activar la justicia arbitral si formalmente el documento base de la acción está incompleto, sería a nuestro juicio exceder sus facultades. El CGP establece que la demanda se inadmite, cuando no reúne los requisitos formales, no se acompañen los anexos ordenados por la ley, cuando las pretensiones acumuladas no reúnan los requisitos legales, entre otros casos de un examen solo superficial, sin entrar en el fondo del asunto.

¿Puede el Centro activar el trámite arbitral si la cláusula compromisoria por la cual se dio inicio a la justicia arbitral, está contenida en un otrosí que no se sabe inequívocamente a que contrato se refiere? En nuestra opinión no está facultado, porque es una simple labor de secretaría, administrativa o de verificación, no se trata de un juicio de valor, es una evaluación formal. El Artículo 4 del Estatuto Arbitral es claro al establecer que la cláusula compromisoria que se pacte en documento separado del contrato, para producir efectos jurídicos deberá expresar el nombre de las partes e indicar en forma precisa el contrato al que se refiere.

Si bien es cierto que la labor del Centro es de simple revisión o cotejo de documentos para poner en marcha el proceso arbitral que se inicia con la presentación de la demanda,¹¹ en la práctica podría iniciar equivocadamente un trámite de no ser riguroso en cumplir con las facultades formales que le otorga la ley de examinar los documentos, en  cumplimiento de las labores señaladas por los Artículos 82, 83 y 84 del CGP y del Artículo 2.32 del Reglamento del CAC de la Cámara de Comercio de Bogotá.

Le está vedado desviarse del cotejo de documentos, de la revisión formal de los mismos en la etapa prearbitral. La línea delgada entre lo que puede constituir un juicio o evaluación jurisdiccional a la verificación de documentos completos y en debida forma, no es fácil de establecer. Pero en caso de debate, hay que acudir a la sentencia C1038 de 2002 de la Corte Constitucional, que impide cualquier juicio jurisdiccional y recalca que la labor que ejerce el Centro es puramente de apoyo, no implica ninguna decisión de fondo. En conclusión, el Centro en la etapa prearbitral no tiene parámetros, ni limitaciones a sus actuaciones, distintas a las del Tribunal ya constituido. Aunque la Corte Constitucional estableció que su función es meramente administrativa, en la práctica se observa que dicha función se puede extralimitar y que incluso podría realizar juicios de valor sin fundamento alguno, afectando la seguridad jurídica del proceso y de las partes.

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1 Sentencia de C 1038 de 2002 de la H. Corte Constitucional MP. Eduardo Montealegre Lynett.  Fecha: 28 de noviembre de 2002

2 Algunos tratadistas se refieren a esta etapa como de inicio o impulso inicial del trámite, precisamente después de la sentencia C 1038 de 2002.

3 Benedetti, J.  (2001). “El Arbitraje en el Derecho Colombiano”. Editorial Temis S.A. Bogotá. Pág.189

4 Artículo 4 de la Ley 1563 de 2012: “la cláusula compromisoria que se pacte en documento separado del contrato, para producir efectos jurídicos deberá expresar el nombre de las partes e indicar en forma precisa el contrato a que se refiere”.

5 Artículo 12 de la 1563 de 2012 y Artículo 2.32 del Reglamento de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá

6 Sentencia de C 1038 de 2002 de la H. Corte Constitucional MP. Eduardo Montealegre Lynett.  Fecha: 28 de noviembre de 2002.

7 Artículo 2.2 del Reglamento del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá

8 Las palabras el Centro harán referencia al Centros de Arbitraje y conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá.

9 Gil, H (2013) “Régimen Arbitral Colombiano”.  Grupo Editorial Ibáñez. Bogotá. pág. 404

10 Expresión utilizada por Julio Benedetti Salgar en el Libro “Arbitraje en el derecho colombiano” que pretende significar referencia cuando el pacto arbitral es confuso o tiene vicios que impiden que se active la justicia arbitral.

11 Artículo 4 de la Ley 1563 de 2012: “la cláusula compromisoria que se pacte en documento separado del contrato, para producir efectos jurídicos deberá expresar el nombre de las partes e indicar en forma precisa el contrato a que se refiere”.

12 Artículo 12 de la Ley 1563 de 2012